李校長(zhǎng)走進(jìn)辦公室，面對(duì)桌子上要審閱的文件和繁雜的工作，真是有些不知所措，該從哪下手?要與區(qū)少年宮的負(fù)責(zé)人商談開(kāi)展課外活動(dòng)的合作事宜，找要調(diào)走的教師談話(huà)，制訂本學(xué)期教師教學(xué)案例評(píng)選的原則和標(biāo)準(zhǔn)，召開(kāi)全體黨員大會(huì)進(jìn)行保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)總結(jié)，去醫(yī)院看望一位生病住院的教師，與科研主任交換一下課題申報(bào)意見(jiàn)，聽(tīng)李老師的課，接待區(qū)防疫站的衛(wèi)生檢查……李校長(zhǎng)該怎么辦?
有什么辦法能使李校長(zhǎng)理清思路，立即開(kāi)始工作呢?時(shí)間管理ABC法是一個(gè)不錯(cuò)的幫手。ABC法是一種分清工作輕重緩急，合理分配時(shí)間，保證重點(diǎn)工作優(yōu)先完成的一種時(shí)間管理分類(lèi)排序法。管理學(xué)上的二八法則為我們提供了依據(jù)。
時(shí)間管理二八法則：意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托在研究經(jīng)濟(jì)問(wèn)題時(shí)發(fā)現(xiàn)，80%的財(cái)富集中在20%的人手中。經(jīng)過(guò)大量研究觀(guān)察，幾乎在所有的事物上，導(dǎo)致事物的最終結(jié)果都可能只歸因于少數(shù)的原因、投入和努力。時(shí)間管理二八法則，具體表述為：80%的成績(jī)是在20%的時(shí)間內(nèi)取得的;反過(guò)來(lái)說(shuō)，80%的時(shí)間只創(chuàng)造了20%的成績(jī)。它揭示了我們不愿意接受的事實(shí)：我們所做的事情大部分是低價(jià)值的。我們所擁有的時(shí)間里，一小部分時(shí)間比其余的多數(shù)時(shí)間更有價(jià)值。它告訴我們那些能為我們帶來(lái)80%收益的事情就是重要的事情;那些高投入低回報(bào)的事情就是不重要的事情。把最重要的事情放在最前面去做，那些不重要的事情少花時(shí)間去做。二八法則不是科學(xué)的定律，而是判斷一項(xiàng)工作重要性的方式，給我們進(jìn)行時(shí)間管理提供了一種思考模式。
時(shí)間管理矩陣：二八法則告訴我們把重要的事情放在優(yōu)先位置。但是，在現(xiàn)實(shí)的工作生活中，我們常常遇到有時(shí)限的緊迫工作，常常出現(xiàn)重要工作和緊急工作之間出現(xiàn)了矛盾。那我們是先做重要的事情還是先做緊急的事情呢?時(shí)間管理矩陣為我們解決矛盾提供了有價(jià)值的參考。
什么是“重要的事情”?有四個(gè)指標(biāo)可以幫助我們判別：一是能為我們帶來(lái)最高回報(bào)的事情。二是與我們所追求目標(biāo)一致的事情。三是我們的角色要求必須做的事情。四是沒(méi)有時(shí)間限制的事情。事情的重要性是相對(duì)的，衡量事情的標(biāo)準(zhǔn)或者結(jié)果不同，事情的重要性也將改變。另外，事情是否重要因人而異，每個(gè)人的價(jià)值觀(guān)不同，對(duì)事情的影響和結(jié)果的感受、體驗(yàn)是不同的。
什么是“緊急的事情”?有時(shí)間限制需要立即給予關(guān)注的事情。
按照把“重要”放在第一維度，“緊急”放在第二維度的原則，我們要做的事情就被分為四類(lèi)：重要而緊急的事情(A)、重要而不緊急的事情(B)、不重要而緊急的事情(C)和不重要也不緊急的事情(D)。對(duì)學(xué)校而言，A類(lèi)事情就是那些有期限壓力的事情、各種突發(fā)事情。B類(lèi)事情是與學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)的事情，比如教師隊(duì)伍建設(shè)、各種規(guī)章制度的完善、學(xué)校愿景的規(guī)劃等。C類(lèi)事情是指一些不速之客來(lái)訪(fǎng)、某些關(guān)系不大的會(huì)議、電話(huà)和信件等。D類(lèi)是指一些不必要的應(yīng)酬、會(huì)議和聊天、一些有趣而與目標(biāo)無(wú)關(guān)的活動(dòng)。
按照時(shí)間矩陣，我們做事情的正確順序是：第一優(yōu)先做“重要而緊迫”的事情。
第二優(yōu)先做“重要而不緊迫的任務(wù)”。第三優(yōu)先做的“不重要而緊急”的事情。最后做“不重要也不緊急的事情”或者不去處理。因此，根據(jù)二八原則和時(shí)間矩陣，我們就能把紛繁的工作分出輕重緩急，優(yōu)先順序。
ABC法操作流程：知道了正確的做事情順序后，運(yùn)用ABC法管理時(shí)間還需要進(jìn)行一些具體的工作。第一，要明確方向，即明確自己近一段時(shí)間要做事情的目標(biāo)。第二，列出工作清單，寫(xiě)得越詳細(xì)越好。第三，分類(lèi)并制訂相應(yīng)的工作任務(wù)表。根據(jù)做事情的正確順序分別對(duì)清單上的工作分類(lèi)，把一天中認(rèn)為重要而且緊急的工作歸入A類(lèi)任務(wù)，把重要但不緊急、緊急但不重要的均列入B類(lèi)任務(wù)，把不重要也不緊急的列入C類(lèi)任務(wù)，如果還有某項(xiàng)工作無(wú)法確定，那么也歸入C類(lèi)中。
然后，分別列出A、B、C三張任務(wù)表。第四，審查、調(diào)整自己的工作任務(wù)表。確定哪些工作是自己必須做或者只有自己才能做的，哪些是自己應(yīng)該做的但需要?jiǎng)e人協(xié)作才能完成的，哪些是別人可以做或者別人應(yīng)該做的。確定這三種情況后，調(diào)整自己的工作任務(wù)，確定最后的任務(wù)表。第五，規(guī)劃時(shí)間，投入工作。具體處理方式是A類(lèi)任務(wù)必須自己做;B類(lèi)任務(wù)自己應(yīng)該做，也可以請(qǐng)別人協(xié)助做或者授權(quán);C類(lèi)任務(wù)授權(quán)、降低標(biāo)準(zhǔn)或者放棄。第六，校長(zhǎng)要每隔一兩天，檢查一下自己的工作任務(wù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。
注意事項(xiàng)：一是避免只按照“緊急”維度規(guī)劃一天或者一個(gè)階段的時(shí)間。在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)一些校長(zhǎng)把比較多的精力投入到A和C類(lèi)事情，尤其C類(lèi)事情上。也有的校長(zhǎng)只按照事情的緊急情況來(lái)規(guī)劃一天或者幾天的時(shí)間，甚至有的校長(zhǎng)按照上級(jí)的安排來(lái)決定自己做事情的順序。如果校長(zhǎng)在C與D類(lèi)事情上花的時(shí)間過(guò)多，那么所做的事情離自己的目標(biāo)會(huì)越來(lái)越遠(yuǎn)，而且總是被別人牽著鼻子走，疲于應(yīng)付，增加壓力，這不利于自己和學(xué)校的發(fā)展。
二是不要忽略B類(lèi)工作。B類(lèi)工作由于沒(méi)有時(shí)間限制，具有長(zhǎng)期性和艱巨性的特點(diǎn)，常常被一拖再拖，或者忽略。然而，荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹埂爸匾o急”的事情日益擴(kuò)大，使我們陷入更大的壓力中，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多主動(dòng)地投入一些時(shí)間在B類(lèi)工作上，將有助于提高校長(zhǎng)的管理能力，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。
上述現(xiàn)象的出現(xiàn)，折射出校長(zhǎng)在自我職業(yè)角色定位上存在誤區(qū)，也在一定程度上反映了校長(zhǎng)的管理風(fēng)格和水平，最終反映的是校長(zhǎng)的教育理念和追求。校長(zhǎng)對(duì)B類(lèi)工作要有計(jì)劃地常抓不懈，盡量避免插手D類(lèi)事情。
