每學(xué)期我們都要接受市局及上級主管部門對學(xué)校各項(xiàng)工作的督導(dǎo)評估檢查，在每次的檢查中，我校的檔案材料均受到了被檢人員的一直稱贊。根據(jù)在接收上級各種檢查整理材料的過程及過后的總結(jié)、反思中，總結(jié)出了點(diǎn)滴體會和認(rèn)識，就如何做好學(xué)校常規(guī)檔案工作愿和大家一起交流，以便正確認(rèn)識檢查，從容迎接檢查，把這項(xiàng)工作做得更好。
一、了解兩個概念
（一）什么是學(xué)校檔案
學(xué)校檔案是學(xué)校集體或個人在管理、教育教學(xué)和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映各項(xiàng)工作活動的特點(diǎn)和規(guī)律的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的綜合反映，是體現(xiàn)全校教職工勞動和智慧的結(jié)晶。它既是一個學(xué)校長期教育教學(xué)活動中各個方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。
（二）什么是檔案整理
檔案整理，是指把零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案資料，進(jìn)行基本的分類、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于檔案的保管和使用。
二、理解上級對學(xué)校各項(xiàng)工作檢查的目的意義
我們每年都要多次接受上級部門對學(xué)校各項(xiàng)工作的檢查，涉及到學(xué)校工作的方方面面。督導(dǎo)檢查組到校后，一般就是聽匯報，看材料，開座談，實(shí)地看。每一項(xiàng)內(nèi)容查得都非常認(rèn)真，特別是看材料，更是成為檢查的重點(diǎn)。因?yàn)槲覀兊闹饕ぷ鞒煽兌际怯脵n案這種形式來表現(xiàn)的，檢查、驗(yàn)收、考評指標(biāo)也都在檔案中體現(xiàn)。
上級部門對學(xué)校各項(xiàng)工作的檢查主要目的就是督促、指導(dǎo)學(xué)校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉(zhuǎn)變教育觀念，優(yōu)化學(xué)校管理，改革教學(xué)內(nèi)容和方法，全面提高辦學(xué)水平和質(zhì)量，為國家培養(yǎng)建設(shè)者和接班人，使學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)；引導(dǎo)社會、家長用正確的標(biāo)準(zhǔn)評價學(xué)校，關(guān)心和支持學(xué)校工作；促進(jìn)學(xué)校事業(yè)和改革健康發(fā)展，推進(jìn)和諧校園建設(shè)。其實(shí)，從另一個方面來說，無論什么檢查都是對學(xué)校工作的促進(jìn)。
三、把握標(biāo)準(zhǔn)，把工作做在平時
根據(jù)多年來的工作情況，我認(rèn)為，無論什么工作，扎扎實(shí)實(shí)做好平常工作，才能做到遇事不驚。我們是怎樣做好平時常規(guī)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，輕松迎接上級部門對學(xué)校工作的檢查的呢？
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入日程。各部門高度重視本部門日常檔案管理工作，針對本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案工作。
2、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案室檔案員定期對各處室、各專業(yè)部的兼職檔案員召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)會，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理規(guī)則，增強(qiáng)工作人員的檔案意識，提高素質(zhì)；根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，給兼職檔案員提出要求，使他們通過干中學(xué)、學(xué)中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學(xué)、更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打下基礎(chǔ)。
3、抓住重點(diǎn)，細(xì)致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個重點(diǎn)就是真實(shí)、完整地收集學(xué)校在教育教學(xué)過程中形成的各種文件資料。平時各處室人員注重對文件資料、活動材料進(jìn)行收集和積累。對開展的重要活動給予關(guān)注或跟蹤，及時收集紙質(zhì)、音像、照片等各種載體的信息資料，并不定期地向各級領(lǐng)導(dǎo)收集材料，努力將真實(shí)、完整的資料“盡收囊中”，做細(xì)做實(shí)了工作中“收集”這一環(huán)節(jié)。
4、克服難點(diǎn)，認(rèn)真系統(tǒng)進(jìn)行整理。每個部門每學(xué)期新形成的檔案都很多，我們對教育教學(xué)工作、管理工作中形成的各種文件資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，把同一事由且有著密切關(guān)聯(lián)的資料整理成一個有機(jī)的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案。對于需要經(jīng)過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結(jié)束，就立即整理。
5、注重細(xì)節(jié)，高質(zhì)完成歸檔工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序、著錄等各個環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質(zhì)量高低。因此，各處室工作人員都非常注意各個細(xì)節(jié)，認(rèn)真編號，用統(tǒng)一格式進(jìn)行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷，整理一卷的好習(xí)慣。
四、常規(guī)檔案整理實(shí)例。
（一）計劃總結(jié)類：
開學(xué)初，學(xué)校各處室和各專業(yè)部均按照學(xué)校的整體工作計劃，制定了各自部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時與期末的各項(xiàng)工作、活動總結(jié)收集、分類進(jìn)行裝訂。
（二）教育教學(xué)活動類
學(xué)期中間，在學(xué)校教育教學(xué)工作中，常常開展多項(xiàng)活動，實(shí)施各項(xiàng)活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：
1、教學(xué)活動類
（1）優(yōu)質(zhì)課、公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標(biāo)準(zhǔn)及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等；
（2）教案檢查：我們收集檢查標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果統(tǒng)計表、評選等次等；
（3）學(xué)校運(yùn)動會：我們收集運(yùn)動會的秩序冊，各項(xiàng)目的參加人員、評委、積分表、取得名次、獲獎情況、照片、總結(jié)、新聞報道等。
2、政教、團(tuán)委活動類
（1）學(xué)生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內(nèi)容、打分表、獲獎情況、小結(jié)、照片、新聞報道等。
（2）升旗儀式：我們收集開學(xué)初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下講話稿以及相關(guān)照片及新聞報道等。
（3）團(tuán)日活動：（我校常利用周六、周日外出活動）我們收集活動方案、活動內(nèi)容、活動小結(jié)、照片、新聞稿件等。
3、工會活動
（1）學(xué)校十件大事評選：我們收集的材料有評選通知、各部門上報的材料、評選結(jié)果通報、獎勵情況及新聞報道。
（2）排球比賽：我們收集的有競賽方案、比賽日程安排、比賽成績記錄、表彰決定、獎勵情況、新聞報道。
（3）讀書交流表彰會：我們收集的有活動方案、議程、表彰文件、交流稿件、新聞報道。
“常規(guī)檔案資料是學(xué)校工作的歷史腳印”，我們的檔案資料管理人員以高度負(fù)責(zé)態(tài)度，積極、主動、科學(xué)地做好檔案資料的收集、整理與管理工作。
在平時的資料收集方面我們做到：制度化、部門化和條理化；在檔案的裝訂方面科學(xué)規(guī)范。由于我們留心日常工作中的檔案材料，并及時收集、整理、立卷、歸檔，無論遇到什么檢查，也無論由那個部門負(fù)責(zé)牽頭迎接上級的檢查，我們只是按照檢查內(nèi)容要求，把各部門日常工作中與檢查內(nèi)容相關(guān)的檔案收集上來，按照各項(xiàng)檢查的評估標(biāo)準(zhǔn)、評分細(xì)則分類即可。
同時還把每次各級領(lǐng)導(dǎo)檢查后的反饋建議記下來，作為以后重點(diǎn)整改的地方，這樣不斷完善，逐步提高。
五、感悟
上級部門對學(xué)校工作的檢查，其目的只有一個，那就是督促、指導(dǎo)促進(jìn)學(xué)校工作。由于我們真正認(rèn)識到上級對學(xué)校工作督導(dǎo)檢查的重要性，因此在平時工作中，我們加強(qiáng)常規(guī)工作中資料的收集與管理，使學(xué)校工作正常有序，每項(xiàng)工作有章可循；所以說只要我們把工作做到平時，就會輕松從容迎接督導(dǎo)檢查。
