1、完善檔案管理工作
    近來,上級部門為了更好的檢查指導(dǎo)學(xué)校的工作,常常對學(xué)校進(jìn)行評估檢查,如省一級達(dá)標(biāo)評估、二級達(dá)標(biāo)評估等。教學(xué)評估是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作,評估的真實(shí)、客觀、公正直接關(guān)系到對學(xué)校未來發(fā)展的督導(dǎo)。因此,這些工作需要學(xué)校能夠提供正確完整的原始檔案數(shù)據(jù)。這些檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富種類繁多。對一些平時(shí)注重檔案建設(shè)的學(xué)校來說,能夠很快的提供這些數(shù)據(jù)資料,其檢測的情況也較為客觀公正,而一些不重視檔案管理的學(xué)校,往往在遇到這種情況的時(shí)候,手忙腳亂、勞師動(dòng)眾、甚至為了補(bǔ)償檔案資料的遺失而弄虛作假,欺騙上級部門。不僅使得上級難以獲得準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)進(jìn)行評估,影響對學(xué)校未來發(fā)展的正確指導(dǎo),也不利于學(xué)校管理,弄虛作假的手段很惡劣,為學(xué)校管理帶來很多負(fù)面影響,最終影響學(xué)校的正常發(fā)展。因?yàn)閷W(xué)校自身也搞不清自己的狀況。
    2、明確檔案收集范圍、建立健全管理制度
    學(xué)校作為一個(gè)單位,部各類工作繁多,形成的很多資料和原始記錄的材料,如果不能分門別類加以規(guī)整,難以進(jìn)行有效的檔案管理,為此建議做科學(xué)細(xì)致的分類,如可以分為:教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、實(shí)物檔案、音像視頻檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等。而這些檔案還要進(jìn)一步細(xì)化。每個(gè)檔案都應(yīng)有開放接口便于動(dòng)態(tài)更新增加。建立健全檔案管理制度,改變過去的隨便找人兼職、或不懂檔案管理的人管理檔案。必須重視學(xué)校檔案規(guī)范化管理,應(yīng)制定符合學(xué)校實(shí)際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等管理制度,落實(shí)工作責(zé)任,實(shí)行績效考核,將檔案制度的執(zhí)行情況與管理人員的獎(jiǎng)懲情況掛鉤,使學(xué)校檔案工作有章可循,有據(jù)可依。
    3、開發(fā)檔案信息資源、提高檔案管理者素質(zhì)
    檔案管理的最終目的是為了學(xué)校教育教學(xué)服務(wù),很多類別的檔案要做到真正的完整系統(tǒng),才能真正起到服務(wù)于教育教學(xué)的目的。如教學(xué)管理檔案中的“試題”管理,不僅要保存自己學(xué)校同學(xué)科不同時(shí)間段的考題信息,也要保存同類學(xué)校對該學(xué)科相關(guān)信息試題的檔案材料,這樣便于教師查閱和借鑒。此外,如教學(xué)課件的收集與整理,不僅要收集管理自己學(xué)校老師的課件,對同一學(xué)科、同一教材的課件,要盡可能多的吸收外來的課件,以便老師借鑒?？傊?積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法,樹立服務(wù)意識(shí),強(qiáng)化服務(wù)功能,為學(xué)校教科研服務(wù)。檔案管理工作水平高低、質(zhì)量優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念,具備深厚的專業(yè)知識(shí)、堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的人文素質(zhì)和熟練的信息技術(shù),并能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的管理知識(shí)和技術(shù)設(shè)備,提高學(xué)校檔案管理水平,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。要讓他們定期參加培訓(xùn),參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng),尤其重要的是掌握基于數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí),利用現(xiàn)代媒體與數(shù)字技術(shù),盡快把傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的手段與方法轉(zhuǎn)變。要能夠和兄弟學(xué)校進(jìn)行資源共享。